Bessere Meetings

Mitarbeiter wünsche sich einfach bessere Meetings. Schon seit langer Zeit habe ich kaum Mitarbeiter getroffen, die nicht die sinnlose hohe Anzahl an Meetings kritisieren. Wenn ich nach dem WARUM frage, bekomme ich einstimmige Antworten.

  • Ich habe noch andere wichtige Dinge zu tun.
  • Ich sitze da nur herum und warte, dass die Zeit vergeht.
  • Die Präsentationen sind langatmig und haben nur selten einen direkten Bezug zu meinen Aufgaben.

Natürlich sagen wir nicht NEIN, wenn wir aufgerufen werden, an einem Meeting teilzunehmen. Aber wir nehmen auch teil, um etwas weiter zu bringen, seinen Beitrag zu leisten und in Projekten vorankommen möchte.

Leider passiert das nur sehr selten. Viele Meetings werden nur als Zeitverschwendung gesehen. Das ist eine direkte Kritik am Meeting-Leiter und sollte sie zum Nachdenken anregen. Der Wunsch nach besseren Meetings kann erfüllt werden.

Bessere Meetings – was ist zu tun.

1. Mach es den Teilnehmern einfach.

Denke zuerst darüber nach, welche Meetings wirklich wichtig sind. Musst du wirklich das gesamte Team einladen oder reicht auch eine ausgewählte kleine Gruppe? Warum die Zeit anderer verschwenden, wenn diese doch viel produktiver arbeiten könnten? Dafür hast du sie ja auch ins Team geholt!

2. Welche Informationen sind wichtig

Vieles lässt sich bei einer Tasse Kaffee leichter – und damit auch schneller – besprechen. Ein lockeres Gespräch hat oft eine höhere Wirkung als Stunden im Sitzungszimmer. Der besondere Nebeneffekt dabei ist, du lernst Menschen auch von ihrer sozialen Seite kennen.

3. Konzentration auf das Ziel

Dazu musst auch du eines haben (siehe Punkt 4.) Höre auf, über Probleme, Power-Points oder Exel-Sheets zu diskutieren. Dafür gibt es absolut keine Notwendigkeit. In einem Meeting gehören Probleme gelöst und nicht besprochen. Die Probleme sollten ohnehin allen bekannt sein. Wenn nicht, sind diese Person gerade am falschen Ort. Also „Mensch ärgere dich nicht“ und zurück an den Start. Wenn du weiterhin Problem breittrittst, wirst du nicht von der Stelle kommen.

4. WARUM haltest du dieses Meeting

Was willst du erreichen? Womit sollen die Teilnehmer aus dem Meeting gehen? Was ist das Grund und das Ziel (damit ich eine Stunde und mehr meiner Zeit investiere)? Wenn du dich daran haltest, wirst du die Zeit massiv verkürzen. Zeige schon vor dem Meeting deine Absichten, indem du dein Ziel in der Email-Einladung oder im Team-Kalender für alle sichtbar machst.

5. Kurz fassen

Lerne, komplexe Inhalte in kurzer Zeit zu kommunizieren. Das ist eine Kunst und eine besondere Gabe und sie ist lernbar. Diese Fähigkeit ist das wichtigste Werkzeug für das mittlere und obere Management. Team-Mitglieder werden dich dafür lieben. Wenn du das beherrschst, werden auch anderen diese Fähigkeit anwenden. Halte dir immer vor Augen: mein Team ist nur der Spiegel von mir selbst.

Wenn du als Team-Leiter diese 5 einfachen Schritte beachtest, haben du und deine Mitarbeiter nicht nur bessere Meetings. Du gibst ihnen zusätzlich ein sehr wertvolles Geschenk: ZEIT für die wirklich wichtigen Dinge!

Ich wünsche dir gute, erfolgreiche & bessere Meetings
ANDY